General Terms and Conditions of service provisions

1 - ESFA EVENTS, is a commercial brand of ESFA TRAVEL company, SARL of 5000 Euros capital stock, which head office is located in Lyon (France), 7 place Bellecour, 69002, registered under number RCS Lyon 500 111 562 (hereinafter denominated "ESFA TRAVEL"). ESFA TRAVEL is covered by civil professional insurance responsibility contracted at the MAIF Insurance, 79038 Niort (France); Policy 1968588.
ESFA TRAVEL works in partnership with ESFA Association, which owns a license from the “Ministère du Tourisme”, n°AG069950005. The association is governed by the 1901 French law; its head office is located in Lyon (France), 7 place Bellecour, 69002. It is covered by MAIF Insurance, 79038 Niort (France); Policy 1968588 and a financial warranty of Credit Agricole du Sud Est, 1 rue Pierre de Truchys de Lays, 69410 Champagne au Mont d'Or (France).
As part of those terms and conditions, ESFA TRAVEL is acting on behalf of the European Society of Endocrine Surgeons – ESES Workshop 2011 Organizer. Its mission is limited by the terms and conditions of the mandatory contract endorsed. As a consequence, ESFA TRAVEL does not have either the quality or the responsibility of the Workshop Organizer.

2 - Any online or mail order to ESFA TRAVEL’s offices for one of the service provisions of ESFA TRAVEL suggested on the website www.esesworkshop2011.com, implies full adherence to the present terms and conditions of service provisions. The present brochure (indeed present general and particular conditions) is bent on informing participants to the workshop of hotel reservation modalities, prices and rooms payments systems, cancellation policies and reservation modifications.

3 - The offers suggested on the website follow a dead-line time period which should be verified beforehand by any participant to the Workshop.

4 - For your information, prices mentioned in the program available online www.esesworkshop2011.com clearly indicate what is included in the prices and what is not included.

The prices displayed on the Internet Site are valid from January 1st 2010 to December 31st 2010.

5 - ESFA EVENTS is only in charge of the reservation of hotel rooms and optional transportation between airport and hotel. In consequence, ESFA EVENTS cannot be held responsible for the unfolding of the stays or for any services provided by the hotels. It cannot be held responsible either for cancellations or amendments to hotel reservations made by the hotels themselves.

ESFA EVENTS cannot be held responsible in the event of the cancellation of the Workshop by the Organizer, formally the European Society of Endocrine Surgeons – ESES. In such a case the registration fees and the down payment will not be reimbursed to the participants.

ESFA EVENTS can be lead, within some restrictive circumstances, to modify the means of transportation, or substitute a hotel to another. As available places are limited, participants are advised to register as quickly as possible.

In no circumstances can ESFA EVENTS be held responsible for any "force majeure" events or any event due to an external third party preventing the delivery of services mentioned in the contract, nor can it be held responsible for the impossibility of delivering proper services due to the fault of participants. ESFA EVENTS cannot be held responsible for services purchased by participants outside of the services provided and guaranteed by ESFA EVENTS.

6 - The signer of the contract involves his/her own responsibility for any person registered on the same file.

7 - In the case of long distance registration, ESFA EVENTS will send an invoice to the participants, indicating the details of the services contracted the total price, the down payment paid and the balance to pay.

8 - Any stays cut short or any unused services will not be reimbursed.

9 - ESFA EVENTS cannot be held responsible for any misplacing, loss or deterioration of personal belongings which may occur during the stay.

Particular Terms and Conditions of Service Provisions

1 - Regarding the organization of the ESES Workshop 2011, ESFA TRAVEL exclusively deals with following provisions for the benefits of participants:

• Registrations of participants to the workshop;
• Reservations of hotel rooms;
• Transportation between airport and hotel;
• Lunch breaks, coffee breaks and evening receptions;
• Distributions of all documents intended for the participants to the workshop.
  

2 - Participants to the ESES Workshop 2011 must pay the entire registration fees for the workshop upon registration.

Any balance of payment to cover the services provided (hotel reservations, transportation charges to airport…) are due to ESFA EVENTS before May 1st 2011.

Participants to the Workshop are to pay all charges and costs of complementary services ordered in and provided by the hotel before leaving their hotel.

PENALTY CLAUSE: by express agreement and except deferment solicited in time and conceded by ESFA EVENTS, any insufficient payment by due date will automatically lead to repayability of, as a means of interests and compensations, and a penalty clause, an indemnity equal to 15% of all outstanding amounts, in addition to any legal interests and potential judiciary charges.

3 - Any amendment or cancellation must be reached by certified mail with delivery confirmation to the following address:
ESFA EVENTS
7, Place Bellecour
69002 LYON

In the case of a modification in the reservation, a penalty in the amount of 50 Euros will be charged to the participant of the Workshop.

Any amendment regarding registrations must be sent at least 15 days prior the beginning of the ESES Workshop 2011, after which time period, no changes or amendments will be taken into consideration.

In the event of a cancellation, penalties will be charged as follows to the participant of the Workshop:

• 30 days prior to departure - 50 Euros per person;
• 29 to 22 days prior to departure - 25 % of the down payment;
• 21 to 8 days prior to departure – 50 % of the down payment;
• 7 to 3 days prior to departure – 75 % of the down payment;
• After – 100 % of the down payment.

4 – Prior departure the participants to the Workshop must assure that they are in legal compliance with local authorities regarding any local legal and custom policies.

5 - Law and restrictive covenant:

The agreement concluded with ESFA EVENTS, which particular terms and conditions of service provisions are integrative parts, is governed by French Law.

It is expressively agreed in the case of litigation between both parties that the competent Court of jurisdiction will only be in resort of Court of Appeal of Lyon.

Lisez attentivement nos conditions de PRESTATION DE SERVICES

Les Conditions de nos prestations de services relatives au congrès médical «European Society of Endocrine Surgeons Workshop 2011», qui se tiendra à Lyon le 12, 13 et 14 mai 2011, sont constituées :

• Des conditions Générales, telles que figurant ci-après,
• Des Conditions Particulières telles que figurant ci-après, qui viennent compléter nos Conditions Générales et par conséquent prévalent sur ces dernières.

Conditions générales de prestations de services

1 – ESFA EVENTS, est un nom commercial appartenant à la société ESFA TRAVEL, société à responsabilité limitée, au capital de 5.000 euros, ayant son siège social à Lyon (France), 7 Place Bellecour, 69002, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Lyon sous le numéro 500 111 562 (ci-après dénommée "ESFA TRAVEL"). ESFA TRAVEL est couverte par une assurance responsabilité civile professionnelle auprès de MAIF Assurance, 79038 Niort (France) ; Police 1968588.

ESFA TRAVEL travaille en partenariat avec l'association ESFA EVENTS, qui est titulaire de la licence délivrée par le Ministère du Tourisme, n°AG069950005. L'association est régie par la loi 1901, son siège social est sis 7 place Bellecour, 69002 Lyon (France). ESFA EVENTS bénéficie d'une assurance MAIF 79038 Niort (France) ; Police 1968588 et d'une garantie financière du Crédit Agricole du Sud Est, 1 rue Pierre de Truchys de Lays, 69410 Champagne au Mont d'Or (France).

Dans le cadre des présentes, ESFA TRAVEL agit en qualité de mandataire de « European Society of Endocrine Surgeons – ESES » – organisateurs du congrès susmentionné. Sa mission est limitée par les termes de ce contrat de mandat. En tout état de cause ESFA EVENTS n'a pas la qualité ni la responsabilité de l'organisateur du congrès.

2 - Toute commande d'une de nos prestations de services proposées sur le site www.esesworkshop2011.com, par courrier ou dans l'agence ESFA EVENTS emporte acceptation des présentes Conditions de prestation de services. La présente brochure (en ce compris les conditions générales et particulières) a notamment vocation à informer les participants du congrès des modalités de la réservation des chambres d'hôtel, des prix et des modes de paiement des chambres, des conditions d'annulation et de modification de réservations.

3 - Les offres proposées sur le site ou dans les brochures ont une date limite de validité que les congressistes doivent vérifier préalablement.

4 - Pour votre information, nous mentionnons dans le programme figurant sur le site internet ce qui est compris dans le prix et ce qui ne l'est pas.

Les prix affichés sur le site internet et sur les brochures sont valables du 1 janvier 2010 au 31 décembre 2010.

5 – ESFA EVENTS est en charge uniquement de la réservation des chambres d'hôtel et du transport facultatif entre l'hôtel et l'aéroport. En conséquence, elle ne pourra en aucun cas être tenue responsable du déroulement des séjours effectués ou des prestations fournies par l'hôtel. Elle ne pourra non plus être tenue responsable en cas d'annulation ou de modification de réservation du fait de l'hôtel.

De même, ESFA EVENTS ne pourra être tenue responsable en cas d'annulation du congrès par les organisateurs, à savoir : la « European Society of Endocrine Surgeons – ESES ». Dans cette hypothèse, les frais d'inscription ainsi que l'acompte versé pour la réservation d'une chambre d'hôtel ne seront pas remboursés aux congressistes.

Nous pouvons être amenés, lorsque les circonstances nous y contraignent, à substituer un moyen de transport, un hôtel à un autre. Les places disponibles étant limitées, nous vous conseillons de vous inscrire le plus rapidement possible.

En aucun cas nous ne pouvons être tenus pour responsables du fait des circonstances de force majeure, du fait des tiers étrangers à la fourniture des prestations prévues au contrat ou de la mauvaise exécution du contrat imputable au congressiste. Nous ne pourrons être tenus responsables des prestations achetées sur place par le congressiste, en dehors des prestations assurées par ESFA.

6 – Le signataire du contrat engage sa responsabilité pour les personnes inscrites sur ce même dossier.

7 – Lors d'une inscription à distance, nous vous envoyons une facture, précisant les détails de la prestation, ainsi que le prix total, l'acompte versé et le solde restant à payer.

8 – Tout séjour écourté, toute prestation non utilisée ne peuvent donner lieu à aucun remboursement.

9 – Nous ne pouvons être tenus pour responsables des oublis, pertes ou détériorations des objets personnels survenus pendant le séjour.

CONDITIONS PARTICULIERES DE PRESTATION DE SERVICES

1 – ESFA TRAVEL se charge au titre de l'organisation du congrès exclusivement des prestations suivantes au profit des participants :

• l'inscription des participants au congrès
• la réservation des chambres d'hôtel,
• le transport entre l'hôtel et l'aéroport (facultatif),
• l'organisation des déjeuners, pauses cafés, la soirée gala
• la remise de l'ensemble des documents à destination des participants du congrès,

2– Lors de l'inscription, les congressistes doivent régler la totalité des droits d'inscriptions au congrès.
Le solde du prix à payer pour la totalité des prestations (réservation de l'hôtel, les frais de transport à l'aéroport…) devra être réglé au plus tard le 01 mai 2010.

En outre, les congressistes devront régler avant le départ de l'hôtel tous les frais et coûts des prestations complémentaires commandées dans l'hôtel.

 CLAUSE PENALE : De convention expresse et sauf report sollicité à temps et accordé par nous, le défaut de paiement à l'échéance fixée entraînera l'exigibilité à titre de dommages et intérêts et de clause pénale d'une indemnité égale à 15 % des sommes dues, outre les intérêts légaux et frais judiciaires éventuels.

 3 – Toute modification ou annulation doit parvenir par lettre recommandée avec accusé de réception à l'adresse suivant :

ESFA EVENTS
7, place Bellecour
69002 Lyon

En cas de modification de la réservation, les frais d'un montant de 50 € seront mis à la charge du congressiste.

Toute modification concernant l'inscription devrait être envoyée au moins 15 jours avant le congrès, passé ce délai, elle ne sera pas prise en compte.

En cas d'une annulation, les montants des frais dus par les congressistes se calculent comme suit :

• à plus du 30 jours du départ – 50 € de frais par personne,
• de 30 à 22 jours du départ – 25 % du montant de l'acompte versé,
• de 21 à 8 jours du départ – 50 % du montant de l'acompte versé,
• de 7 à 3 jours du départ – 75 % du montant de l'acompte versé,
• au-delà – 100 % du montant de l'acompte versé.

4 – Le congressiste avant de partir doit vérifier qu'il est en règle avec les autorités locales pour les formalités de police ou de douane.

5 – LOI APPLICABLE – CLAUSE ATTRIBUTIVE DE COMPETENCE

Le contrat conclu avec ESFA, dont les présentes conditions de vente font partie intégrante, est régi par la loi française. Il est expressément convenu et accepté qu'en cas de litige ayant survenu entre les parties, les tribunaux du ressort de la Cour d'Appel de Lyon seront seuls compétents.